Pengaruh Tata Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Inap terhadap Kinerja Petugas di RSUD Al-Ihsan

Abstract

This study aims to determine the effect of inpatient medical-record file storage layout on officer performance at Al-Ihsan Hospital. The research method used is the quantitative method with a descriptive approach. Data collection techniques used were questionnaire distribution, observation, and literature study. The respondents were 45 medical record officers and data processing using PSS 20. The results showed that the effect of inpatient medical record file storage layout on officer performance variables was 72.9%, while other factors influenced the remaining 27.1%. The problems found in this study: 1) there are medical record storage shelves that are full. 2) many medical record files are piled up on the floor. 3) the distance between level 4 shelves does not meet the minimum distance standards. 4) some hallways are rarely cleaned and dirty. The suggestions given to the hospital: 1) add shelves for storing medical record files. 2) expand the medical record file storage room. 3)rearrange the distance of level 4 shelves according to the minimum distance standard, 90 cm. 4) Carry out routine cleaning throughout the medical record file storage room.

PENDAHULUAN

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2020 Tentang Klasifikasi Dan Perizinan Rumah Sakit yang dimaksud dengan Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022 Tentang Rekam Medis adalah dokumen yang berisikan data identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Mengingat begitu pentingnya isi serta peranan rekam medis, setiap rumah sakit dan institusi pelayanan kesehatan menyimpan, menyusun dan merawat rekam medis dengan baik serta menjaga keamanannya dari kerusakan dan penyalahgunaan oleh pihak-pihak tertentu yang tidak berhak, dan juga menyediakan berkas rekam medis tersebut setiap kali dibutuhkan.

Penyelenggaraan rekam medis sangat diperlukan sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan. Unit pengelolaan rekam medis merupakan unit yang paling bertanggung jawab terhadap pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan data yang dihasilkan untuk menjadi informasi yang akurat. Salah satu aspek yang mendukung tata kelola rekam medis adalah tata ruang penyimpanan rekam medis.

Ruang penyimpanan yang baik harus memiliki syarat strategis sehingga petugas akan dimudahkan dalam segala proses termasuk distribusi, pengambilan dan penyimpanan data. Jika syarat tersebut telah terlaksana maka akan sangat membantu dalam memelihara dan mendorong produktivitas kinerja petugas. Selain itu ruang penyimpanan yang baik juga memiliki pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, dan perhatian terhadap keselamatan petugas.

METODE PENELITIAN

Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini ialah metode kuantitatif. Menurut Sugiyono (2020:16) penelitian kuantitatif dapat diartikan sebagai metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat positivisme, digunakan untuk meneliti populasi atau sampel tertentu, pengumpulan data menggunakan instrument penelitian, analisis data bersifat kuantitatif/statistik, dengan tujuan untuk menguji hipotesis yang telah ditetapkan.

Populasi dan Sampel

Menurut Sugiyono (2020:126), populasi adalah wilayah generalisasiyang terdiri atas objek atau subjek yang mempunyai kualitas dankarakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk mempelajaridan kemudian ditarik kesimpulan.

Menurut Sugiyono (2020:127) sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut.

Teknik pengambilan sampel pada penelitian menggunakan Teknik samplingjenuh dimana jika jumlah populasinya kurang dari 100 orang makasebaiknya sampel diambil secara keseluruhan (Arikunto, 2019:104). Sampelyang diambil dari populasi adalah 45 petugas Unit Rekam Medis di RSUDAl-Ihsan.

Teknik Pengumpulan Data

Menurut Sugiyono (2020:175), validitas menunjukkan derajat ketepatanantara data yang sesungguhnya terjadi pada objek dengan data yangdikumpulkan oleh peneliti. Salah satu metode yang digunakan untukmenguji validitas dari pernyataan-pernyataan kuesioner yang menggunakanCorrected Item-Total yang mengacu pada r tabel.

Sugiyono (2020:185), menjelaskan bahwa pengujian reliabilitas adalahsejauh mana hasil pengukuran dengan menggunakan objek yang sama, akanmenghasilkan data yang sama. dilakukan untuk menganalisa data/instrumentpenelitian berupa butir-butir pernyataan kuesioner, yang menentukanapakah reliabel atau tidak reliabel. Metode yang digunakan adalahmenggunakan uji Cronbach Alpha.

Menurut Sugiyono (2018:206), Uji t atau uji parsial adalah uji yangdigunakan untuk mengetahui apakah secara parsial variabel independentberpengaruh secara signifikan atau tidaknya terhadap variabel dependen.hipotesis merupakan pengujian statistik yang digunakan untuk mengujikebenaran suatu pernyataan (hipotesis) dan menarik kesimpulan apakahpernyataan tersebut dapat diterima atau pernyataan tersebut ditolak.

Menurut Sugiyono (2018:201), analisis determinasi adalah uji dimanauntuk melihat seberapa besar tingkat pengaruh variabel independentterhadap variabel dependen secara parsial.

HASIL

Item-Total Statistics

Table 1. Hasil Uji Validitas

	Scale Mean if Item Deleted	Scale Variance if Item Deleted	Corrected Item-Total Correlation	Cronbach's Alpha if Item Deleted
x1	73.76	29.871	.458	.842
x2	73.90	27.419	.635	.833
x3	73.91	27.356	.618	.833
x4	74.04	29.953	.327	.849
x5	73.73	30.427	.361	.846
x6	74.04	29.816	.306	.852
x7	73.76	30.416	.403	.845
x8	73.87	32.164	.344	.859
x9	73.96	29.953	.406	.845
y1	73.82	28.195	.707	.831
y2	73.91	29.856	.489	.841
y3	73.87	28.573	.652	.834
y4	73.89	29.874	.436	.843
y5	73.93	28.745	.647	.834
y6	73.98	29.749	.541	.840
y7	73.96	29.771	.524	.840
y8	73.93	29.655	.487	.841
y9	73.91	31.356	.390	.855

Table 2. Nilai signifikan r

df=N-2	Tingkat signifikansi untuk uji satu arah
	0.05	0.025	0.01	0.005	0.0005
	Tingkat signifikansi untuk uji dua arah
	0.1	0.05	0.02	0.01	0.001
39	0.2605	0.3081	0.3621	0.3978	0.4950
40	0.2573	0.3044	0.3578	0.3932	0.4896
41	0.2542	0.3008	0.3536	0.3887	0.4843
42	0.2512	0.2973	0.3496	0.3843	0.4791
43	0.2483	0.2940	0.3457	0.3801	0.4742
44	0.2455	0.2907	0.3420	0.3761	0.4694
45	0.2492	0.2876	0.3384	0.3721	0.4647
46	0.2403	0.2845	0.3348	0.3683	0.4601
47	0.2377	0.2816	0.3314	0.3646	0.4557
48	0.2353	0.2787	0.3281	0.3610	0.4514
49	0.2329	0.2756	0.3249	0.3575	0.4473
50	0.2306	0.2703	0.3218	0.3542	0.4432

Kesimpulan hasil uji validitas di atas dengan nilai r _hitung masing-masing pernyataan yang tertera dalam kolom corrected item – total correlation bernilai positif, nilai tersebut akan dibandingkan dengan nilai signifikan r _table dengan tingkat signifikan sebesar 5% atau 0,05 untuk uji dua arah (two tail test) dengan jumlah sampel responden (n) sebanyak 45 orang dan Df = N-2.

Dengan Df = N-2 hasilnya akan menjadi Df = 45-2 = 43, dimana nilai r _table yang diperoleh berada dalam nilai r _table sebesar 0,2940. Berdasarkan uji validitas dalam table 1, dapat dinyatakan bahwa 18 pernyataan yang dijadikan instrument penelitian tersebut valid, karena nilai r _hitung > r _table. Berikut pemaparan hasil dari uji validitas menggunakan SPSS versi 20 di atas:

Table 3. Hasil Uji Validitas Variabel X

Kuesioner	Validitas
	r hitung	r table	Hasil
Ruang penyimpanan rekam medis memiliki penerangan yang baik	0,458	0,294	Valid
Pencahayaan di ruangan berpengaruh pada penglihatan pegawai	0,635	0,294	Valid
Suhu udara di ruang penyimpanan rekam medis berkisar 23-25ºC dan memiliki kelembapan ruangan yang stabil	0,618	0,294	Valid
Adanya ventilasi agar pertukaran udara di dalam ruangan tercukupi	0,327	0,294	Valid
Dinding ruangan bersih dan berwarna terang.	0,361	0,294	Valid
Warna pada dinding ruangan dapat mempengaruhi kinerja petugas	0,306	0,294	Valid
Suara gaduh dapat menganggu kinerja petugas	0,403	0,294	Valid
Pekerjaan menggunakan music yang lembut dapat menambah efisiensi kerja	0,344	0,294	Valid
Akses masuk ke ruangan dibatasi hanya untuk petugas guna menjaga keamanan	0,406	0,294	Valid

Table 4. Hasil Uji Validitas Variabel Y

Kuesioner	Validitas
	r hitung	r table	hasil
Jumlah pekerjaan yang diberikan harus dilaksanakan dan diselesaikan sesuai dengan target unit kerja	0,707	0,294	Valid
Latar belakang Pendidikan menentukan kualitas petugas	0,489	0,294	Valid
Sarana dan prasarana yang ada dapat mendukung kerja petugas agar lebih efisien	0,652	0,294	Valid
Petugas datang tepat waktu saat akan bekerja	0,436	0,294	Valid
Petugas melakukan pengecekan kembali agar tidak terjadi kesalahan dalam pekerjaannya	0,647	0,294	Valid
Petugas memiliki ketelitian yang tinggi dalam bekerja	0,541	0,294	Valid
Memberikan contoh teladan yang baik kepada sesama petugas	0,542	0,294	Valid
Petugas melakukan suatu pekerjaan dengan menjunjung tinggi kejujuran	0,487	0,294	Valid
Petugas memiliki keterampilan yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan	0,390	0,294	Valid

Table 5. Hasil Uji Reliabilitas

Reability Statistic
Cronbach's Alpha	N of Items
.850	18

Hasil output dari perhitungan menggunakan SPSS versi 20 menunjukkan tabel pada Cronbach’s Alpha 0.850 dan N of Items (pertanyaan kuesioner) adalah 18 pertanyaan dengan konstanta 0,60. Dapat disimpulkan bahwa hasilnya reliabel karena 0.850 > 0.60 dari hasil perhitungan diatas.

Table 6. Hasil uji hipotesis

Coefficients
Model		Unstandardized Coefficients		Standardized Coefficients	t	Sig.
		B	Std. Error	Beta
1	(Constant)	23.403	2.438		9.601	.000
	TATA RUANG	.397	.062	.700	6.423	.000
a. Dependent Variable: Kinerja Petugas

Table 7. Nilai kritis distribusi

Df	One-Tailed Test
	0,25	0,10	0,05	0,025	0,01	0,005	0,001
	Two-Tailed Test
	0,50	0,20	0,10	0,05	0,02	0,01	0,002
41	0,680521	1,302543	1,682878	2,019541	2,420803	2,701181	3,301273
42	0,680376	1,302035	1,681952	2,018082	2,418470	2,698066	3,295951
43	0,680238	1,301552	1,681071	2,016692	2,416250	2,695102	3,290890
44	0,680107	1,301090	1,680230	2,015368	2,414134	2,692278	3,286072
45	0,679981	1,300649	1,679427	2,014103	2,412116	2,689585	3,281480
46	0,679861	1,300228	1,678660	2,012896	2,410188	2,687013	3,277098
47	0,679746	1,299825	1,677927	2,011741	2,408345	2,684556	3,272912
48	0,679635	1,299439	1,677224	2,010635	2,406581	2,682204	3,268910
49	0,679530	1,299069	1,676551	2,009575	2,404892	2,679952	3,265079
50	0,679428	1,298714	1,675905	2,008559	2,403272	2,677793	3,261409

Berdasarkan pengujian hipotesis antara tata ruang penyimpanan berkasrekam medis rawat inap terhadap kinerja petugas dengan tingkatsignifikan ? sebesar 10%, maka diperoleh nilai signifikansinya (p.value)sebesar 0.001 artinya < 0,1 maka H₁ diterima danH₀ ditolak dengan nilai t-hitung 6.423 >t-tabel 2.016, maka dapat disimpulkan bahwa tata ruangpenyimpanan berkas rekam medis rawat inap berpengaruh terhadap kinerjapetugas di RSUD Al-Ihsan.

Table 8. Hasil Uji Koefisien Determinasi

Model Summary
Model	R	R Square	Adjusted R Square	Std. Error of Estimate
1	.854	.729	.723	.81246
a. Predictors: (Constant), TATA RUANG
b. Dependent Variable: KINERJA PETUGAS

Dengan menggunakan pengujian SPSS versi 20 didapatkan nilai koefisien determinasi tata ruang penyimpanan berkas rekam medis rawat inap terhadap kinerja petugas sebesar 72,9% sedangkan sisanya 27,1% dipengaruhi oleh variabel lain.

PEMBAHASAN

Penulis melaksanakan praktik kerja lapangan di RSUD Al-Ihsan ProvinsiJawa Barat selama 2 bulan dari tanggal 5 desember 2022 s/d 6 februari2023. Berdasarkan data-data yang diperoleh pada saat melakukan praktiklapangan kerja yaitu sistem penyimpanan rekam medis di RSUD Al-Ihsansaat ini menggunakan sistem penyimpanan Desentralisasi, yaitu sistempenyimpanan yang memiliki pemisah antara rekam medis rawat jalan danrawat inap. Untuk sistem penomoran yang digunakan yaitu sistemunit number yang berarti bahwa satu nomor rekam medisyang diberikan pada saat pertama kali kunjungan dan nomor rekam medistersebut selalu digunakan pada saat kunjungan berikutnya. Untuk sistempenjajaran menggunakan sistem penjajar terminal digit,yaitu penyimpanan dengan menjajarkan rekam medis berdasarkan urutannomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.

Rak penyimpanan rekam medis di RSUD Al-Ihsan menggunakan lemari tertutup dari material besi yang memiliki berbagai ukuran sesuai dengan hambalan atau tingkatannya. Cara penyimpanan arsip yang digunakan adalah rotary filling system dimana arsip disimpan di dalam map khusus, yang diletakkan tergantung memutari suatu piringan (Tier) dan dilengkapi dengan sistem index yang praktis dan efektif sehingga sangat menghemat waktu akses dan mengurangi resiko kehilangan file. Terdapat beberapa hambalan atau tingkatan yang digunakan dalam rak penyimpanan rekam medis di RSUD Al-Ihsan dengan berbagai ukuran yang berbeda. Pengukuran yang dilakukan terdiri dari:

Table 9. Ukuran rak rekam medis

No.	Panjang rak	Lebar rak	Tinggi sub rak	Lebar sub rak	Jarak antar rak
1. 6 hambalan	261 cm	83 cm	36 cm	70 cm	140 cm
2. 5 hambalan	221 cm	83 cm	36 cm	70 cm	140 cm
3. 4 hambalan	182 cm	83cm	36 cm	70 cm	63 cm

Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa rak penyimpanan berkasrekam medis sudah efektif tetapi untuk jarak antar rak yang bertingkat 4belum memenuhi standar minimal jarak antar rak yaitu 90 cm (Depkes RI).

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil pengujian yang dilakukan dengan menggunakan SPSS versi 20, diperoleh nilai t _hitung sebesar 6.423 dengan nilai t _table sebesar 2.016 yang menyatakan adanya pengaruh tata ruang penyimpanan berkas rekam medis rawat inap terhadap kinerja petugas di RSUD Al-Ihsan dengan besaran pengaruh sebesar 72,9% dan sisanya sebesar 27,1% dipengaruhi oleh variabel lain yang tidak diteliti oleh penulis atau error.

Permasalahan yang timbul pada pengaruh tata ruang penyimpanan berkas rekam medis rawat inap terhadap kinerja petugas di RSUD Al-Ihsan, yaitu: terdapat berkas rekam medis yang sudah rusak, robek, maupun kotor disebabkan oleh berkas yang masih sengaja dimasukkan kedalam rak penyimpanan yang sudah penuh, terjadinya penumpukan berkas rekam medis aktif maupun inaktif di ruang yang sama yang menghambat ruang gerak petugas, jarak antar rak tingkat 4 terlalu sempit, dan beberapa lorong ruangan jarang dibersihkan oleh petugas sehingga banyak debu yang menumpuk.

Upaya pemecahan masalah mengenai pengaruh tata ruang penyimpanan berkas rekam medis rawat inap terhadap kinerja petugas di RSUD Al-Ihsan, antara lain: petugas mengambil berkas rekam medis yang sudah rusak secara hati-hati agar tidak tercecer dan mengganti map rekam medis yang sudah rusak dengan yang baru, memindahkan berkas rekam medis yang menumpuk ke sisi lain agar tidak menghalangi jalan petugas, pengambilan dan penyimpanan berkas pada rak tingkat 4 hanya dapat dilakukan oleh 1 petugas, dan petugas menggunakan masker sebagai upaya menghindari partikel debu yang dapat mengganggu kesehatan.

Saran

Menambah rak penyimpanan rekam medis sesuai dengan kebutuhan agar penyimpanan berkas menjadi efektif dan berkas rekam medis selalu dalam keadaan rapih. Untuk beberapa ruang yang sempit, unit rekam medis RSUD Al-Ihsan sebaiknya mengajukan perluasan ruang penyimpanan berkas rekam medis serta melakukan pemisahan secara efektif dan keseluruhan antara berkas rekam medis aktif dan rekam medis inaktif. Pihak RS menata ulang kembali jarak antar rak satu dengan rak lainnya pada tingkat 4 sesuai dengan jarak minimal yaitu 90 cm agar memudahkan petugas dalam pengambilan maupun penyimpanan berkas rekam medis. Melakukan pembersihan rutin di seluruh area ruang penyimpanan rekam medis.

DAFTAR PUSTAKA

Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan danProsedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta: Depkes RI.

Permenkes RI Nomor 3 Tahun 2020 Tentang Klasifikasi Dan PerizinanRumah Sakit

Permenkes RI Nomor 24 Tahun 2022 Tentang Rekam Medis

Afandi, Pandi. 2018. Manajemen Sumber Daya ManusiaTeori, Konsep dan Indikator. Pekanbaru: Zanafa.

Arikunto, S. 2019. Prosedur Penelitian. Jakarta: Rineka cipta.

Hasrianti. 2020. Karya Tulis Ilmiah Literature Review Kebutuhan Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis.Diploma thesis, STIKES Panakkukang Makassar

Karnati, Neti. 2019. Manajemen Perkantoran :Analisis Teori Dan Aplikasi Dalam Organisasi Pendidikan. Aceh: CV Bunda Ratu

Sugiyono. 2018. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, kualitatif, danR&D. Alfabeta: Bandung

Sugiyono. 2020. Metode Penelitian Bisnis PendekatanKuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Alfabeta:Bandung.

Kamus Besar Bahasa Indonesia. [Online]. Tersedia dihttps://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/rumahsakit.Diakses 25 April 2023

Kamus Besar Bahasa Indonesia. [Online]. Tersedia dihttps://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/pengaruh. Diakses 25 April 2023